Tutto quello che bisogna saper su come si firma un documento Società

Messaggi, comunicati, diplomi, inviti, lettere ufficiali o altro rappresentano ancora oggi la forma di espressione privilegiata della pubblica amministrazione, del mondo aziendale e delle professioni, dei gruppi sociali.

Qualcuno ha scritto che una lettera disordinata è come un abito stazzonato, e se questo qualcuno è Michele D’Andrea con un passato nella dirigenza del Quirinale, dove si è occupato per parecchi anni di messaggistica e comunicazione istituzionale, c’è da credergli. Storico, araldico e studioso di onorificenze, è l’autore dello stendardo presidenziale e degli stemmi dei Carabinieri, della Marina e dell’Esercito, ed è docente di cerimoniale presso la Scuola Superiore dell’Amministrazione dell’Interno.

In passato c’era molta più cura dei dettagli. Ci fu un presidente della Repubblica che chiese più pareri su come dovesse essere il colore dell’intestazione di una carta da lettere ufficiale e che scrisse di proprio pugno un regolamento per la corrispondenza del Quirinale. Senza arrivare a questo livello di competenza, dobbiamo purtroppo registrare una minore attenzione ai particolari, alle sfumature, agli aspetti formali che pure concorrono a delineare l’immagine di sé e dell’ente di appartenenza. Alcuni suggerimenti su pochi particolari non di poco conto che riguardano la lettera personale e quella impersonale.

La lettera personale è destinata alle persone fisiche e riguarda sia la corrispondenza ufficiale sia quella privata, si scrive in prima persona singolare, è diretta a un solo destinatario (di rado a una coppia o a una collettività), non prevede l’indicazione dell’oggetto e del protocollo, ammette esordi e chiusure scritti a penna, colloca la data in alto a destra e il gruppo indirizzo in basso a sinistra. La lettera impersonale è tipica della corrispondenza d’ufficio, si declina in terza persona singolare, può essere inviata contemporaneamente a più destinatari (per competenza o per conoscenza), prevede numero di protocollo, indicazione dell’oggetto ed eventuali riferimenti a un precedente carteggio, colloca la data e il gruppo indirizzo in alto a destra.

Occhio alla data, che non riporti mai quel “lì” accentato, rimanenza dell’antico articolo determinativo “li”, senza accento, corrispondente all’attuale “i”, li [giorni] 15 del mese di novembre, “li” che diviene erroraccio se posto davanti a uno, li 1 dicembre. Oggi “li” nelle date è divenuto un residuato bellico al pari di addì, pertanto fatene a meno. Piuttosto, ricordarsi di porre sempre una virgola, obbligatoria, tra il luogo e la data: Benevento, 15 novembre 2020.

Superfluo ricordare che giorni della settimana e del mese vanno sempre in minuscolo?

E giungiamo alla firma. Nella lettera personale, nella corrispondenza privata, firma in basso a destra. In quella d’ufficio, il titolare della carica accompagna sempre la propria firma con l’indicazione a stampa di titoli e generalità. Si può scegliere di firmare sotto o sopra il nome. Se si firma sotto, le generalità non andranno fra parentesi, perché da almeno un millennio la firma chiude un documento certificandone l’autenticità del contenuto. Se si sigla sopra, il nome a stampa non è più parte del documento, già chiuso dalla firma, svolgendo solo una semplice funzione di riconoscimento. Ecco perché va tra parentesi: c’è ma, come si dice, non fa testo. Invece, non si firma mai sopra il nome. Costringere chi legge a decifrare chi si cela dietro un groviglio di segni è una fastidiosa mancanza di rispetto.

Firme plurime. Nella lettera, come in un invito o un diploma, l’ordine di precedenza tra più firmatari si muove: da sinistra a destra in caso di due firmatari; dal centro a sinistra e a destra in caso di tre firmatari; da sinistra a destra del doppio centro e poi ancora da sinistra a destra in caso di quattro firmatari. Il punto di vista è quello di chi legge. Anche un leggero sfalsamento delle firme aiuta a individuare meglio le gerarchie. Purtroppo nella pratica quotidiana ci capita di osservare sindaci che firmano dopo segretari, presidenti dopo vicepresidenti, vescovi dopo cancellieri ecc., rifacendosi sempre a quanto si osserva in giro e all’insegna dell’error communis facit ius, l’errore generalizzato che si fa norma.

La frenetica comunicazione dell’era moderna ha accelerato la frequenza dei contatti accostando mondi un tempo inavvicinabili: pensare per esempio di twittare con il papa era pura fantascienza. Tutto questo però rischia di disperdere, perfino in ambito istituzionale, il patrimonio di tradizione che governa la corrispondenza formale, pubblica e privata.

GIANCARLO SCARAMUZZO

giancarloscaramuzzo@libero.it